GRIF’s privatlivspolitik og dataansvar

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

GRIF er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Forespørgsler vedr. vores indsamling og brug af personlige data kan rettes til:

GRIF

c/o Mads Carstensen
Skovlunden 8
8680 Ry
Telefon: 29867655
Mail: madskcarstensen@gmail.com 

Website: http://www.glryeif.dk/

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger om medlemmer:

1. Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, køn, fødselsdato og indmeldelsesdato.

2. Yderligere oplysninger: Oplysninger om fremmøde ved træning, gradueringer i såvel klub som andetsteds, deltagelse i aktiviteter i øvrigt.

3. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: Vi gemmer medlemmets CPR nummer med henblik på at opnå kommunalt tilskud.

Om ledere og trænere behandler vi endvidere følgende oplysninger udover hvad vi behandler for medlemmer:

1. CPR nummer samt oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.

• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.

• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.

• Ved offentliggørelse af billeder taget i regi af foreningen følger vi Datatilsynets praksis fra september 2019.

• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.

• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer.

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.

• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.

• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med aktiviteter kan der ske videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer

Nogle afdelinger vil opbevare dine personoplysninger også efter medlemskabets ophør. 

Ønsker du ikke at vi opbevarer disse oplysninger om dig, skal du henvende dig til GRIF’s sekretær: Lise Engel Hartwell, tlf: 61660619, mail: liseengel@gmail.com

Såfremt du får slettet dine oplysninger vil du ikke senere kunne påregne at kunne starte igen på det tidligere opnåede niveau.

Ulønnede ledere og trænere

Vi opbevarer dine personoplysninger efter ophøret af dit virke på lige fod med medlemsoplysninger. Dog opbevarer vi ikke personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse i mere end 1 år efter ophøret af dit virke.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

• Retten til indsigt i egne personoplysninger

• Retten til berigtigelse

• Retten til sletning

• Retten til begrænsning af behandling

• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Anvendes Google værktøjer til opsamling af data

• Googles værktøjer (eksempelvis Google Docs og Google Sheets) må IKKE anvendes til personfølsomme data og må IKKE downloades til egen computer.
• Der er må KUN være én ejer af Google dokumenter, således at al data kan findes og slettes.

Anvendes Word og/eller Exel til opsamling af data

• Al data lagret på egen computer, skal slettes efter 30 dage

Opsamles data analogt

• Data i analog form skal opbevares i aflåst enhed.